Wydawnictwo Czelej to dojrzała, nowoczesna organizacja. Wydawnictwo zostało założone w 1992 roku i obecnie jest zaliczane do czołowych wydawnictw medycznych w Polsce. Firma posiada oddziały w Lublinie i w Warszawie, gdzie znajdują się redakcje czasopism Magazyn Stomatologiczny i Magazyn Pielęgniarki i Położnej oraz działy promocji i reklamy. Konieczność dalszego rozwoju i chęć podniesienia efektywności funkcjonowania firmy, był bezpośrednim powodem podjęcia decyzji o wprowadzeniu zmian organizacyjnych i wdrożeniu systemu InfoBiz Server.

Dążenie do doskonałości, czyli nieustanna potrzeba zmian
Ciągły rozwój Wydawnictwa doprowadził do osiągnięcia masy krytycznej, która nie mogła być zarządzana bez wsparcia wydajnych narzędzi informatycznych. Wydawnictwo prowadzi działalność obejmującą publikowanie książek, czasopism i organizowanie konferencji. Każdy z tych trzech modeli biznesowych realizowanych przez Wydawnictwo, wymaga wsparcia w zakresie organizacji, marketingu, dystrybucji i obsługi klientów.

Najważniejsze cele biznesowe wdrożenia systemu InfoBiz Server zostały określone jako:

1. wdrożenie efektywnego systemu zarządzania projektami, realizowanych przez duży, rozproszony geograficznie zespół pracowników (BPM)
2. uruchomienie dziewięciu witryn internetowych zarządzanych z jednego miejsca przez ograniczoną liczbę redaktorów (CMS)
3. wprowadzenie systemu zarządzania katalogiem książek i zintegrowanie go z elastycznym systemem sprzedaży internetowej (eCOMMERCE)
4. uruchomienie zintegrowanych narzędzi marketingu internetowego, m.in. automatyczne pozycjonowanie i system newslettera (MARKETING)
5. uruchomienie systemu CRM w celu podniesienia jakości obsługi klientów (CRM)

Rozproszona struktura organizacyjna wymagała zastosowania technologii internetowych. InfoBiz Server okazał się kompleksowym rozwiązaniem. Umożliwił zrealizowanie wszystkich założonych celów biznesowych Wydawnictwa i pozwolił na przeniesienie do Internetu większości aspektów biznesowych działalności firmy.

Przebieg wdrożenia systemu InfoBiz Server

Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania firmą internetową rozpoczęliśmy od uruchomienia systemu zarządzania projektami. System przejął obowiązek raportowania zaawansowania projektów, uprościł mechanizmy przekazywania i delegowania obowiązków i wyeliminował błędy. Wygospodarowany dzięki temu wolny czas, pracownicy Wydawnictwa mogli przeznaczyć na dalsze prace niezbędne do wdrożenia internetowego systemu obejmującego funkcjonalnością kolejne aspekty ich pracy.

Kolejnym krokiem było uruchomienie witryn internetowych – powstała główna witryna Wydawnictwa – www.czelej.com.pl oraz szereg witryn produktowych, prezentujących organizowane przez Wydawnictwo konferencje. Równolegle powstały witryny dedykowane publikowanym czasopismom. Każda witryna produktowa została uruchomiona w odrębnym szablonie, nadając jej indywidualny wygląd, spójny z systemem identyfikacji każdego z prezentowanych czasopism.

Równolegle z pracami członków zespołu wdrożeniowego, którzy uruchamiali kolejne funkcje systemu InfoBiz Server, pracownicy Wydawnictwa wprowadzali do systemu informacje, które zapełniły treścią tworzone witryny.

Ostatnim krokiem była migracja bazy danych użytkowników newslettera oraz integracja z mechanizmami płatności online.

Rezultaty wdrożenia - internetowy system zarządzania firmą

Poprzez wdrożenie systemu InfoBiz Server osiągnięto największe oszczędności dzięki automatyzacji procesów biznesowych. System Zarządzania Projektami na bazie InfoBiz Server ograniczył koszty pracy i wyeliminował błędy organizacyjne, co przełożyło się na dalsze oszczędności.

Zintegrowane mechanizmy marketingu internetowego pracują w sposób bezobsługowy. Każdy nowy produkt (książka, czasopismo lub konferencja), podlega mechanizmom automatycznego pozycjonowania. Wszystkie nowe informacje mogą być także włączone do systemu newslettera.

Wdrożony system zarządzania treścią (system CMS) zintegrowany z systemem sklepu internetowego (ecommerce) pozwala na natychmiastowe wprowadzania kolejnych książek i nowych publikacji do systemu witryn internetowych.

Rezultaty wspólnych wysiłków koordynowanych poprzez system zarządzania projektami (książki), publikowany jest w ramach katalogu produktów i udostępniony w systemie sklepu internetowego (ecommerce). Zamówienia składane przez klientów koordynowane są w ramach modułów systemu CRM. Kontakty z klientami wspomagają narzędzia marketingu internetowego.

Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania firmą internetową InfoBiz Server doprowadziło do podniesienia efektywności procesów biznesowych Wydawnictwa Czelej Sp. z o.o. i spowodowało powiększenie przewagi konkurencyjnej w branży wydawniczej.


Przeczytaj case: Zarządzanie przez projekty - pierwszy rok doświadczeń platformy dystrybucyjnej.